Como extrair uma tabela de PDF
Orçamento, lista de preços e relatório em PDF mostram a tabela na página, e o Excel não abre isso em colunas. Dá para conferir se o texto é selecionável, gerar o CSV e abrir a grade no Excel em português.
O CSV
O arquivo sai com ponto e vírgula, no padrão do Excel do Brasil. O número 1.234,56 permanece com ponto de milhar e vírgula decimal. A prévia aparece antes do download, para comparar com a página.
Serve para nota com grade de itens, planilha exportada, lista de produtos e relatório com linhas e colunas. Página fotografada e print de tela ficam de fora: não há texto para separar.
Confira o PDF antes de converter
Abra o arquivo no leitor que você já usa. Clique numa célula e arraste. Se letras e números forem selecionados, o PDF tem texto. Se o mouse só pegar um bloco grande, a ferramenta não tem o que colocar nas células.
Quando o sistema de origem ainda existe, peça de novo a exportação em PDF, ou a planilha. A versão em que o cursor atravessa o texto é a que entra aqui.
O conversor para com uma frase. "Não achei texto selecionável neste PDF" quer dizer que a página não entregou texto. "Encontrei texto, mas não consegui separar as colunas da tabela" quer dizer que há parágrafo, ou uma grade sem vão entre as colunas. Nos dois casos o arquivo continua no seu computador.
Passo a passo
- Abra o conversor. No celular também funciona. A prévia larga é mais fácil de ler numa tela grande.
- Solte um PDF. O uso gratuito aceita 1 arquivo por vez, até 20 páginas e 10 MB. Arquivo acima de 50 MB é recusado na hora.
- Espere a leitura. A página mostra qual folha está sendo lida.
- Compare a prévia com o PDF. Nome na coluna de nome, valor na de valor, quantidade na de quantidade. A prévia mostra até 20 linhas. O arquivo baixado traz o restante.
- Se aparecer mais de uma tabela, escolha no seletor. Cada opção indica a página e a quantidade de linhas.
- Deixe marcada a opção "Incluir BOM para o Excel reconhecer acentos".
- Baixe o CSV com ponto e vírgula. O botão com vírgula fica para o Excel do Mac, mais abaixo.
Ponto e vírgula no Excel brasileiro
No Brasil a vírgula é o decimal, então o Excel espera ponto e vírgula entre as colunas. Um CSV com vírgula no meio dos campos costuma cair inteiro na coluna A, ou parte o 1.234,56 ao meio. O botão principal usa ponto e vírgula por isso. A página PDF para Excel resume o mesmo caminho.
Abra o arquivo com dois cliques. As colunas devem nascer separadas. Se a linha inteira ficar na coluna A, o separador de listas do Windows pode estar diferente de ponto e vírgula. Ajuste em Painel de Controle, Região, configurações adicionais, campo "Separador de listas". Sem mudar a região: no Excel, Dados, De texto/CSV, e escolha o ponto e vírgula na importação.
No Excel para Mac a mesma região às vezes ainda pede vírgula. Se a linha não se dividir, baixe pelo botão com vírgula. No LibreOffice e no Google Planilhas a importação pergunta o separador: escolha ponto e vírgula e a codificação Unicode (UTF-8).
Acentos e números
Se ç, ã ou é aparecerem tortos, confirme a opção de acentos e baixe outra vez. Ela não altera valores. Só ajuda o Excel a ler o texto.
Os números saem como texto, do jeito que estavam impressos. 1.234,56 não vira data e o ponto de milhar não some. Para somar, converta a coluna só depois de bater o total com o PDF. Uma forma segura no Excel é uma coluna auxiliar que troca o ponto de milhar e a vírgula decimal, e só então a soma. Confira o total impresso no rodapé do PDF antes de apagar a coluna original.
Várias páginas e várias tabelas
Relatório longo repete o cabeçalho em cada folha. Quando esse cabeçalho é o mesmo, a leitura junta a continuação e deixa uma linha de título. Olhe a primeira linha da prévia e uma linha no meio. Se o relatório muda de assunto no meio do arquivo, o seletor pode mostrar duas tabelas. Baixe cada uma e confira a página indicada.
Dá para baixar a tabela escolhida na hora. Levar todas de uma vez num ZIP faz parte do PRO, que ainda está fechado. Enquanto isso, escolha uma, baixe, volte ao seletor e baixe a próxima.
O limite gratuito é de 20 páginas. Acima disso a conversão para na aba. Divida o arquivo no programa que o gerou, ou peça a planilha original do restante.
Quando a prévia não parece o PDF
A prévia é o CSV. Se a grade na tela estiver torta, o arquivo baixado sai igual. Antes de editar célula por célula:
- Um título comprido em cima da tabela pode aparecer numa linha própria. Apague essa linha no Excel se ela não fizer parte da grade.
- Célula com duas linhas de texto deve manter as duas na mesma célula. Se a segunda desceu, o PDF desenhou o texto sem um vão claro. Suba o texto no Excel ou reexporte com mais espaço entre as linhas.
- Duas tabelas lado a lado: escolha cada uma no seletor. Se saíram grudadas, o vão entre elas era pequeno. Separe no Excel se a prévia ainda der para ler, ou reexporte uma tabela por página.
- Colunas quase coladas podem cair na mesma célula. No sistema que gerou o PDF, aumente a largura e exporte de novo.
- Número com espaço no meio, como 1 234,56, tende a permanecer um texto só.
Parágrafo, contrato e e-mail colado em PDF não são tabela. A mensagem de colunas inseparáveis é o aviso para parar.
Antes de mandar para alguém
Some no Excel a coluna de valores e compare com o total impresso no PDF. Esse confronto pega coluna trocada e linha cortada. A prévia informa o total de linhas. Ele deve bater com a contagem do relatório, descontando título e rodapé que você tenha apagado.
Salve como xlsx quando a grade estiver certa. O CSV leva os dados. A planilha de trabalho, com moeda e fórmula, é o xlsx.
Se a tabela for orçamento, lista de clientes ou preço interno, leia o que acontece com o arquivo.